切记办公室工作的六种陷阱

2015-08-310阅读0

  一、别因领导坏了规矩

  [示例]有一次,我收到一份密级文件,所办事宜涉及某科室领导。我请该领导到阅文室看件,他说:我正有个急事忙着呢,麻烦你把文件送到我的办公室,我看过就还你。碍于情面,我将该文件送了过去。这时,这位领导突然接到一个电话,要马上出去,就跟我商量回来再把文件给我。我当时犹豫了一下,领导笑着说:怎么,还怕我不还给你吗?”由于怕得罪领导,我赶紧说:哪能呢,那您回来时还我吧。于是,领导把文件放在抽屉里锁了起来。等领导回来,我去要文件,可他已把此事忘了,说是不是我自己弄丢了。丢了密级文件,可是个大事故。虽然当时室内开着空调,温度很低,我却出了一身冷汗。所幸这位领导最终想起了这件事,并在抽屉里找到了那份文件。

  [反思]保密工作有着严格的制度和规范,处理密级文件一定要按相关程序进行,不能因为碍面子、讲人情,而违反了工作原则,导致失密、泄密事件的发生。

  [启示]涉密人员应严格遵守保密制度。涉密文件送领导审阅时要用专用文件夹;领导外出时,应将文件收回专柜保存,待领导回来后再送其审阅,必要时一定要说

  二、办事不分轻重缓急易误事

  [示例]一天早晨一上班,县里一位领导打电话告诉我会议室的空调坏了,因当天下午3点在此召开座谈会,让我赶紧找人把空调修好。当时,我正忙着撰写一份上报县政府的材料,因材料上报时间截止到上午下班前,我准备先将材料写好,再去安排维修空调的事。谁知这份材料一直写到中午12点才结束,我赶紧将材料打印好送到县政府文秘室,维修空调的事早已忘到了九霄云外,中午回家还美美地睡了一觉。下午3点上班时,领导看会议室空调不转,问我空调怎么还没维修好,这时我才想起来自己忙着写材料把这件事忘了,急忙通知有关人员前来维修,但时间已经来不及了。当天天气十分炎热,与会人员个个汗流浃背,虽然领导当时没有批评我,但我仍为自己当天的工作失误自责了很长时间。

  [反思]抓落实是办公室的一项基本职责。由于自己的责任心不强,处理事情不分轻重缓急,对经办事项没有及时落实到位,最终造成了工作失误。

  [启示]工作中要分清轻重缓急,对重要事项应在第一时间抓好落实,即使自己当时没有时间,也应安排办公室其他工作人员抓好相关工作的落实,尽可能避免发生类似失误。

  三、办文马虎大意要不得

  [示例]有一次,我在撰写年度税收专项检查工作方案时,因方案的基本结构与上一年度相似,所以我以上一年度税收专项检查工作方案为底稿进行修改。在拟稿过程中,由于自己只注重对主要内容、检查项目、具体步骤中涉及时间的修改,忽视了对方案标题中年度时间的修改,在时间上产生了严重错位,将本年变成了上一年。在校对过程中,由于自己马虎大意,并未发现这一错误。直至文件正式签发后,领导在阅文时才发现这一错位的时间,经机要人员修改,对漏洞进行了及时补救。

  [反思]这件事虽然没有造成严重后果,但思之后怕。假如这份文件不是内部行文,而是对外行文,这一错位的时间将会给办公室工作带来严重的负面影响。公文起草过程中,任何一点疏漏都可能使工作陷入被动,甚至造成不堪设想的后果。

  [启示]在起草公文时,不能有丝毫马虎,更不能敷衍了事。要切实负起责任,做到通读全文、认真审核、仔细推敲,严格把关。

  四、办会疏忽了事酿大错

  [示例]某日,单位召开年度工作会议。会议颁奖仪式需播放背景音乐,办公室主任将这一任务交给了我。前一天下午,我将一盘事先准备好的光盘放入播放机,播放音乐进行调试,自认为万无一失。然而会议当天,当颁奖仪式开始时,耳边响起了一首与会议氛围极不协调的流行音乐,引起参会人员的哄堂大笑。我马上意识到出错了,急忙跑到播放室,手忙脚乱地调换音乐。原来,会前有人在没有告知办公室工作人员的情况下,为了欣赏其他音乐调换了光盘,事后也没有将光盘及时退出。我由于疏忽,会前没有对播放机里的光盘进行检查,等到播放背景音乐时,才发现出了大错,但为时已晚。

  [反思]工作中,有时细节上的一个疏忽,就有可能酿成工作上的大错。试想,如果会务管理严格一些,如果当事人细心一点,会前对经办事项认真检查一遍,这样的事故完全可以避免。

  [启示]我们必须注重工作中的每个细节,凡事细致入微、精益求精,对待工作善于回头看,力争做到滴水不漏、严丝合缝,杜绝此类问题的发生。

  五、工作中丢三落四害人害己

  [示例]某日下午5时,我局内部进行一项问卷调查测评,领导将汇总统计任务交给了我。因测评项目多、参评人数多,我认真汇总,反复核对,最终将测评结果统计了出来。这时已过了下班时间,我便将测评结果的电子版保存到U盘中,准备第二天打印。第二天,当我准备打印测评结果时,却发现出门前放入西裤口袋中的U盘不见了,而统计好的数据也没有进行备份。一个小小的失误,导致测评结果不能按时交给领导。我只好如实向领导汇报,又用了一个上午的时间重新进行数据统计。

  [反思]工作中粗心大意,丢三落四是导致问题产生的根源。

  [启示]办公室文件多、资料多,及时在电脑上对相关数据进行备份,减少因意外事件给工作带来不必要的麻烦。

  六、小事不在意,后悔来不及

  [示例]某日,一份公文经财务科拟制、分管领导签发到我这里,可我一直没收到这份文件。等到财务科的办文人员打电话来询问为何文件没有发送时,我十分自信地认为一定是公文处理系统出了问题,或是领导尚未将该文件传过来。后来,办公室的一位同事通过查询收文帮我找到了它,并通过文件跟踪查出该文件已传至我这里,应该是我手快给删掉了。这份文件可是几个部门共同的劳动成果啊,当时急得我满头大汗,在各种公文里找来找去,始终没有找到弥补的办法。我只好红着脸找到该科室的负责同事诚恳地道歉,请他们将此文件重走一遍流程,最后还得厚着脸皮向分管领导解释,请领导重签一遍发给我。虽然领导和同事们并没有责怪我,但这样的小事都没做好,我感到十分惭愧。

  [反思]发生这样低级的错误,除了自身业务水平不扎实,工作不严谨外,最主要的原因还是自己对工作缺乏一种认真负责的态度。一件小事上的想当然,既浪费了领导的宝贵时间,又增加了相关同志的工作量,影响了整体工作效率。

  [启示]工作中,要以负责的心态和踏实的行动认真做好本职工作。对于一些带有苗头性的问题,要做到及时梳理,从源头上发现和弥补可能出现的漏洞,做到防患于未然。

  注:文章转载自网络,如有异议,请与小编联系。

  114找工作(微信号:zgzb114),通过语音客服、网络等多个渠道,为企业、用户提供便利的招聘信息。